1. Planeación y Preparación
Antes de iniciar, prepara toda la información necesaria para que el proceso sea más ágil ⚡️
Tabla de contenidos
Revisar el calendario fiscal y laboral
🔲 Identifica fechas clave, como el 20 de diciembre (último día para pagar el aguinaldo).
🔲 Revisa las fechas límite para las declaraciones fiscales anuales.
🔲 Verifica que todas las facturas pendientes de pago y asegúrate de que estén correctamente registradas y aprobadas.
🔲 Calcula las provisiones para gastos futuros (vacaciones, aguinaldos, impuestos) de acuerdo con la normativa vigente.
Actualizaciones.
🔲 De sistemas: Verifica que tus sistemas contables y de nóminas estén actualizados y funcionen correctamente. Realiza las configuraciones necesarias para el cierre del periodo.
🔲 Colaboradores: Verifica que la información de los empleados esté correcta como ejemplo: nombre completo, RFC, CURP, cuentas bancarias, y situación laboral (bajas o altas recientes).
Revisar políticas internas.
🔲 Asegúrate de que las políticas internas estén alineadas con las leyes laborales.
🔲 Confirma que todos los ajustes salariales, prestaciones y deducciones se hayan aplicado correctamente.
2. Conciliación de Datos
Revisar todas las nóminas del año
🔲 Verifica que no haya inconsistencias en los pagos realizados.
🔲 Asegúrate de que todas las deducciones de ISR e IMSS sean correctas y estén registradas.
Conciliar pagos y aportaciones
🔲 Asegúrate de que las cuotas al IMSS, Infonavit y Fonacot estén actualizadas y correspondan con lo reportado durante el año.
🔲 Corrige cualquier retraso o error en los pagos acumulados.
Verificar incidencias acumuladas
🔲 Revisa permisos, faltas, incapacidades, y días trabajados por cada empleado.
🔲 Ajusta los pagos y deducciones según las incidencias registradas.
3. Generación de Reportes
Reportes fiscales anuales
🔲 Prepara reportes que incluyan el ingreso total anual por empleado, retenciones de ISR y cuotas de seguridad social. (Estos datos serán necesarios para la declaración anual de impuestos.)
Preparar reportes internos
🔲 Crea un resumen de los costos de nómina del año, incluyendo salarios, prestaciones y deducciones. (Te ayudará a planificar el presupuesto del próximo año.)
Emitir recibos finales
🔲 Genera recibos claros y detallados para cada empleado, incluyendo conceptos como aguinaldo, vacaciones y deducciones fiscales.
4. Automatización y Optimización
Aprovecha la tecnología para reducir errores y hacer el proceso más eficiente.
Utiliza herramientas digitales
🔲 Implementa software especializado en nómina que te ayude con cálculos y generación de reportes de forma automática.
Programar auditorías internas
🔲 Realiza una revisión previa antes de entregar reportes finales o emitir pagos importantes.
Establece un plan para 2025
🔲 Crea un calendario anual con fechas clave de nómina y revisiones periódicas para evitar acumulación de tareas al final del año.